41pro.ru

Уроки и образование
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тренинг для секретарей

Тренинг для секретарей и помощников руководителя

Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность

Цель тренинга:

Отработать навыки, необходимые для успешной работы секретаря

Методы проведения:

Мини-лекции, групповые дискуссии, ролевые игры, психологические практикумы, психологические тесты, анализ случаев из практики участников, обратная связь

Программа:

Деловой этикет и служебная культура в работе секретаря

  • Корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность в работе секретаря
  • Взаимодействие секретаря и руководителя
  • Субординация, взаимодействие между сотрудниками
  • Особенности женских и мужских коллективов

Речевой этикет. Деловая лексика

  • Культура речи, язык и стиль. Требования к правильной речи
  • Этикетные речевые формулы делового общения. Обращение, приветствие, просьба, извинение, поздравление и т.д.
  • Речевые клише, фразы, которых необходимо избегать
  • Умение говорить и принимать комплименты

Практикум: Отработка этикетных речевых форм общения

Культура делового общения

  • Искусство управления первым впечатлением. Эффекты восприятия
  • Способы, помогающие расположить к себе собеседника и завоевать его внимание
    Основные приемы эффективной самопрезентации.
  • Голос, его власть и влияние. Интонация, паузы, логическое ударение, темп, тембр речи, артикуляция
  • Невербальные средства общения. Мимика, позы, жесты
  • Этикетно-значимые жесты, когда и где они допустимы и разрешимы
  • Как преодолеть психологические барьеры общения
  • Психологические особенности и различия в общении мужчин и женщин
  • Особенности общения с зарубежными партнерами (Европа, Восток, Азия)
  • Особенности общения с людьми, страдающими дефектами речи, слуха, имеющими физические недостатки

Упражнение «Ваш самый лучший голос». Упражнение «Невербальный диалог»
Практикум бесконфликтного общения
Практикум активного слушания

Деловой имидж

  • Деловой гардероб. Основные стили одежды. Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили
  • Правила корпоративного дресс-кода
  • Украшения и аксессуары
  • Основные ошибки в оформлении внешности
  • Средовой имидж: кабинет, рабочее место секретаря

Практикум: Ваш личный дресс-код

Прием посетителей

  • Правила приветствия. Представление при знакомстве
  • Обращение. Роль первой фразы
  • Встреча посетителя, представление его сотрудникам и руководству
  • Регулирование потоков посетителей
  • Проблемные посетители. Если посетитель вынужден ждать
  • Встреча VIP клиента. Соблюдение конфиденциальности
  • Особенности общение с иностранными клиентами и партнерами
  • Завершение беседы. Прощание: как избегать промахов и соблюсти нормы этикета

Практикум самопрезентации
Практикум: Деловая игра «Сервисное обслуживание посетителя в офисе»

Деловые мероприятия и приемы

  • Подготовка и проведение переговоров, встреч, совещаний
  • Оформление места для совещаний, переговоров. Правила рассадки за столом
  • Процедура официального знакомства
  • Классификация деловых приемов
  • Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, встреча гостей
  • Подарки, цветы, сувениры

Практикум: Деловая игра «Совещание»

Деловой телефонный разговор

  • Звучание голоса (интонация, тембр, темп речи, артикуляция)
  • Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса
  • Скорость и ритм телефонного общения, паузы, привычные выражения
  • Эмоции в общении, «телефонная улыбка»
  • Умение слушать
  • Сохранение и передача информации
  • «Фильтрация» звонков
  • Проблемные разговоры по телефону

Практикум: Отработка интонации и выразительности голоса, скорости и ритма общения по телефону
Практика: Экспресс-диагностика абонента по тону, тембру, интонации, высоте, глубине голоса, оттенкам речи

Завершение тренинга, ответы на вопросы участников

Тренинги для секретарей

Тренинги для секретарей, обучение секретарей и офис-менеджеров

По поведению секретаря судят об имидже всей компании, поэтому профессиональное обучение секретарей необходимо любой организации. Но сложность в том, что обязанности секретарей в разных компаниях могут очень сильно отличаться, и для подготовки ваших секретарей на 100% лучше всего заказать корпоративный тренинг, адаптированный под функции секретарей и под пожелания руководителей Вашей компании.

Цели тренинга по обучению секретарей и помощников руководителей:

— Сформировать профессиональные навыки секретаря для работы на ресепшн

— Обучить секретарей эффективному общению по телефону

— Развить у секретарей навыки, позволяющие им быть профессиональными помощниками для руководителя

— Дать понимание различий секретаря, офис менеджера и помощника руководителя

— Дать секретарям основы тайм-менеджмента и самоорганизации

Программа тренинга для секретарей:

Сегмент 1: Деловое общение в работе секретаря

— Ключевые факторы эффективной работы секретаря

— Задачи и функции секретаря

— Имиджевая составляющая в работе секретаря

— Основы хороших манер в деловом поведении

— Самонастрой секретаря и позитивное мышление

— Взаимодействие секретаря и офис менеджера внутри компании

— Деловая этика и ее принципы

Сегмент 2: Секретарь, как поддержка руководителя

— Правила и нормы взаимодействия с руководителем

— Профессиональный прием и учет поручений

— Учет особенностей характера и типа личности руководителя

— Умение подстраиваться под тип мышления руководителя

— Секретарь, как менеджер офиса

Сегмент 3: Основы планирования рабочего дня руководителя

— Виды и способы планирования

— Основы календарного планирования в работе секретаря

— Методы организации дел и расстановки приоритетов

— Организация деловых встреч и координация сторон

— Управление электронной почтой

Сегмент 4: Секретарь и прием посетителей

Читать еще:  Тренинги москва бесплатно

— Дружелюбие и гостеприимство, как часть работы секретаря

— Формирование благоприятного впечатления

— Способы проявления заботы о посетителях

— Вербальное и невербальное поведение

— Эмпатия и проявление эмоциональной поддержки

— Беседа с посетителями

— Правила предоставления информации посетителям

— Работа с конфликтными посетителями

Сегмент 5: Работа секретаря с другими отделами

— Правила взаимодействия секретаря внутри компании

— Навыки выстраивания отношений

— Инициатива и проактивность в работе с коллегами

— Умение помогать решать проблемы

— Развитие организаторских навыков

— Полномочия офис менеджера

Сегмент 6. Тайм-менеджмент в работе секретаря

— Организация большого потока дел

— Правила эффективной работы с электронной почтой

— Соблюдение графиков и отслеживание задач

— Планирование и способы ведения графиков

Сегмент 7. Управление эмоциями в работе секретаря (офис менеджера)

— Управление своими эмоциями

— Умение сглаживать сложные моменты

— Умение воспринимать критику со стороны руководства

— Гибкость и саморазвитие секретаря

Сегмент 8. Тренинг для помощников руководителей

— Компетенции для работы помощником руководителя (топ-менеджера)

— Умение разрешать сложные ситуации и работать в условиях цейтнота

— Деловой этикет при взаимодействии с персонами высокого уровня

— Высший пилотаж коммуникативных навыков и дружелюбия

— Работа с подрядчиками и контроль за исполнением заказов

Вам нужно обучить Ваших секретарей, администраторов и офис-менеджеров? Соберите их в группу (от 3-х до 15 человек) и мы подготовим для них самых лучший тренинг, построенный на стоящих перед ними задачах!

Профессиональные курсы секретарей в Москве

ПРЕСТИЖНЫЕ СТОЛИЧНЫЕ КУРСЫ СЕКРЕТАРЕЙ, ЛИЧНЫХ АССИСТЕНТОВ, ПОМОЩНИКОВ РУКОВОДИТЕЛЯ И ОФИС-МЕНЕДЖЕРОВ ОТ ИМЕНИТЫХ ЭКСПЕРТОВ

Центр профессионального образования ДИТАД — специализованный центр информационной поддержки и профессионального развития секретарей, референтов, помощников руководителей, специалистов секретариатов и канцелярий. Ежемесячно в нашем Центре в Москве организуются профессиональные семинары, тренинги и курсы секретарей, офис-менеджеров, помощников руководителей, делопроизводителей, проводится выездное корпоративное и дистанционное обучение. Всем слушателям, закончившим курсы секретарей , выдаётся престижный документ об обучении , который признают все работодатели коммерческих структур и органов государственной власти.

Все программы курсов для секретарей, офис-менеджеров, личных ассистентов составлены с учётом требований профессиональных стандартов.
Выбирайте наиболее подходящую Вам программу!

Курсы секретарей и офис-менеджеров:
программы повышения профессиональной квалификации

Наименование программы курсов секретарей

Профессиональные компетенции секретаря и помощника руководителя

Курсы секретарей и ассистентов:
профессиональная переподготовка (дистанционное обучение)

Курсы секретарей и ассистентов:
очные (открытые) семинары, тренинги, мастер-классы

Не нашли нужную тему обучения? Предложите её нам

Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном, факсом, электронной почтой. При всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии. Научится мастерству секретарского дела возможно на курсах секретарей в Центре профессионального образования ДИТАД.

Курсы секретарей референтов, делопроизводителей и помощников руководителя в Москве

Современный ритм жизни предполагает постоянную трансформацию традиционных и привычных нам профессий. Секретарь, а также понятие делопроизводство, прочно ассоциируется со строгой женщиной в очках, бодро постукивающей наманикюренными пальчиками по кнопкам печатной машинки, либо с красивой барышней, несущей кофе своему руководителю. Но, как показывает практика, данные образы остались лишь в кино или на далекой периферии. Современный делопроизводитель, помощник руководителя или секретарь-референт – это высококлассный специалист, обладающий разнообразными навыками и умениями, без которого не справится ни одно предприятие.

Если Вы хотите повысить уровень профессиональных знаний и стать еще более квалифицированным и востребованным специалистом, приглашаем Вас пройти курсы секретаря – референта в Центре профессионального образования ДИТАД в Москве. Курсы подготовки секретарей объединяют в себе информацию различных сфер знаний, начиная от организации труда, деловых коммуникаций, основ имиджа и делового этикета, заканчивая сложными вопросами оформления документации и работы с системой электронного документооборота. Профессионалы подобной области работы всегда очень востребованы, они нужны во многих организациях.

Где найти профессиональные курсы секретарей и помощников руководителей?

В Москве! В Центре профессионального образования ДИТАД. Центр профессионального образования осуществляет свою деятельность на основании Лицензии №04004 от 03.04.2019.

В настоящее время обучение секретарей предлагается во многих учебных центрах. Выбрав курсы секретарей в Центре профессионального образования ДИТАД, Вы получите знания и навыки от ведущих экспертов в области делопроизводства, электронного и традиционного документооборота, делового этикета, мастерства телефонного общения.

Посетив семинары и курсы для секретарей в Центре профессионального образования ДИТАД, Вы сможете изменить свою жизнь. Ваше профессиональное развитие и повышение квалификации не останется незамеченным, можно рассчитывать на повышение заработной платы или продвижение по службе.

Читать еще:  Тренинги в минске бесплатно

Семинары по делопроизводству и курсы для секретарей предполагают любую форму обучения — Вы сами решаете, по какой схеме Вам удобно заниматься, совмещая при этом и работу, и личную жизнь, и курсы секретарей. По окончанию обучения выдается престижный документ об обучении: диплом или удостоверение о повышении квалификации.

Профессиональный секретарь и помощник руководителя

В профессию секретаря и помощника руководителя люди приходят разными путями. Далеко не у всех есть специализированное образование. И даже те, у кого оно имеется, поработав некоторое время, сталкиваются с многочисленными трудностями, поскольку рабочие ситуации настолько разноплановы и непредсказуемы, что имеющихся знаний становится уже недостаточно. Профессия секретаря постоянно развивается, руководители и усложняющаяся бизнес-реальность предъявляют все новые и новые требования к секретарям и помощникам.

— Узнать, каковы современные тенденции и перспективы в развитии профессии;

— Объективно оценить свой уровень и наметить пути профессионального развития;

— Освоить новые методы работы, позволяющие выполнять привычные рабочие обязанности на более высоком профессиональном уровне;

— Освоить действенные инструменты для преодоления трудностей, возникающих в повседневной рабочей практике, найти новые подходы к решению существующих задач;

— Получить ответы на волнующие Вас вопросы

Приглашаем Вас на тренинг «Профессиональный секретарь и помощник руководителя»

Тренинг предназначен для помощников руководителей и секретарей – как опытных, так и начинающих.

В программе тренинга:

I. Профессиональный секретарь и помощник руководителя: современные требования и тенденции в развитии профессии.

1. Портрет идеального секретаря. Профессиональные знания, умения и навыки. Личностные качества.

2. Самооценка профессионального уровня.

3. Новые горизонты: постановка задач профессионального роста и развития.

II. Секретарь – мастер деловых манер и проводник корпоративной культуры.

1. Профессиональный имидж секретаря

— О чем расскажет окружающим Ваша внешность?

— Стереотипы восприятия или как сформировать имидж делового человека? (одежда, обувь, аксессуары, прическа и другие серьезные «мелочи»)

— Язык тела: мимика, жесты, позы, расположение в пространстве. Говорящие эмоции.

— Красит ли место человека? Или рекомендации по оформлению рабочего места секретаря.

2. Бизнес — стандарты телефонного общения

— Согласование бизнес-процесса приема телефонных звонков. Выбор формата и объема телефонной поддержки руководителя.

— Осязаемые и неосязаемые факторы телефонного общения.

— Прежде чем снять трубку… Настройка голоса. Экспресс — методы позитивной психологической настройки.

— Деловой этикет в вопросах и ответах:

· Формула приветствия и представления. Принципы построения и возможные варианты.

· Профессиональное сканирование входящих звонков.

· Правила обращения к собеседнику.

· Режим ожидания (главные причины, правила использования и словесное сопровождение).

· Переадресация телефонных звонков: корректное переключение.

· Прием телефонных сообщений.

· Что можно и чего нельзя говорить по телефону: выбор корректных формулировок.

· Профессиональные секреты телефонной дипломатии.

· Заключительные формулы вежливости. Прощание. Создание завершающего профессионального впечатления.

Исходящие звонки: планирование и проведение

3. Первоклассный прием посетителей

— Согласование бизнес — процесса приема посетителей.

— Встреча посетителя. Протокол первых секунд. Правила информирования руководителя (сотрудника) о пришедшем посетителе.

— Создание деловых и комфортных условий ожидания.

— Правила сопровождения посетителей в офисе.

— Рабочие ситуации и способы их решения (ожидание по причине принимающей стороны, опоздание посетителя, «ранний гость», визит без предварительной договоренности)

— Сервисное сопровождение деловых встреч. Бизнес – этикет сервировки и обслуживания.

— Прощание с посетителем: протокол последних секунд, закрепление позитивного впечатления о Компании.

III. Секретарь – информационный и коммуникационный центр компании.

1. Коммуникация с руководителем

— Основа отношений «руководитель – помощник» — взаимное доверие. — Конфиденциальность.

— Выбор оптимального формата взаимодействия с руководителем.

— Искусство слушать, слышать и понимать: методы активного слушания, прояснения смысла и уточнения информации.

— Особенности взаимодействия с руководителями разных психологических типов.

— Обратная связь от руководителя: проблема или ресурс профессионального развития.

2. Коммуникация с сотрудниками

— Позиционирование секретаря в компании. Корпоративная этика.

— Передача поручений руководителя, текущий мониторинг и контроль исполнения.

— Управление деловой беседой (способы корректной остановки болтливого собеседника, перевода разговора в деловую плоскость, методы получения необходимой информации и прояснения ситуации, фиксация ответственности исполнителя)

3. Работа в сложных и конфликтных ситуациях.

— Как реагировать на критику в свой адрес или в адрес Компании?

— Как отвечать на претензии?

— Методы пресечения грубости и агрессии.

— Управление эмоциями: своими и другого человека. «Скорая помощь» при стрессе. — Поддержание высокой работоспособности.

IV. Секретарь – эталон точности и пунктуальности. Тайм-менеджмент

1. Инвентаризация рабочего времени. Нахождение «воров» времени и путей избавления от главных из них («синдром откладывания», отвлекающие факторы, вынужденные перерывы, неумение сказать «нет»)

2. Постановка целей.

3. Расстановка приоритетов. Одновременно несколько дел…

4. Планирование деятельности для достижения целей.

— Инструменты личного планирования в форматах день/ неделя/месяц.

— Планирование рабочего дня/ недели/ месяца руководителя. Ведение ежедневника руководителя.

Читать еще:  Семинары тренинги по массажу

5. Опережающее планирование

6. Самоменеджмент, самомотивация, самоконтроль.

Карликовый тренинг на 4 часа? Пример модуля тренинга «Эффективный секретарь»

УСПЕТЬ ЗА 60 СЕКУНД ? Время пошло, господа знатоки!

  • Как лучше спланировать занятие, если на него отводится по 4 часа в течение 2 дней в неделю: например четверг и следующий четверг?
  • Как лучше наложить тайминг тренинга на такое время? Формировать его как 2 первые половины однодневного тренинга?
  • Или делать такое карликовое занятие с сокращенными частями?
  • Что делать, если у вас «карликовый тренинг» на 4 часа?

Такие вопросы от тренеров, не редкость в нашем реальном бизнес – мире. Очень часто, руководство не готов выделять на обучение целый день, и предлагает тренерам проводить занятия по 4 часа. Многие тренеры вынуждены выкручиваться, как индийские йоги, чтобы и материал дать и еще и успеть отработать навык. Проблема в том, что непонятно, как относиться к этому «отрезанному куску» тренинга. 4 часа – это полноценный тренинг? Вроде нет. А как его проводить? Как накладывать тайминг тренинга занятий на динамику группы?

Давайте попробуем разобраться!

  • Разобьем 4 часа на 2 модуля. Каждый модуль в среднем 1 час 30-40 минут.

Итого получается, что мы имеем 2 модуля, например, по 1 час 40 минут. С одним перерывом 20 – 30 минут. Проводить модуль более 1 час 40 минут, нерентабельно. Так как человеческое внимание имеет циклы, и элементарное утомление участников просто выключит их из процесса. И еще один важный момент: не надо пытаться «утрамбовать» все знания в 4 часовом тренинге, из серии «Галопом по Европам».

Действуем по двум принципам:

  • «Лучше меньше, да лучше»
  • «По шагу за раз»

Поэтому – без фанатизма!

  • Получается у нас 1 модуль – «старт» и 2 модуль – как бы уже «финиш»?

«А когда ж основная часть?», предвижу я глубокомысленный вопрос! Ни в коем случае нельзя формировать его как две первые половины однодневного тренинга. Потому что получается «обрыв связи». Попробуем посмотреть на эти две половины, на эти два модуля, как на целое явление тренинга с точки зрения динамики и усвоения информации.

  • 1 модулькак из него «выжать» все что можно? И быстро перейти к рабочей стадии тренинга?
  • Сокращаем время на знакомство – приветствие. Вообще можно ограничиться – «День добрый, цель – и поехали». В корпоративном формате стадия знакомства группы не очень нужна, так как все знают друг друга. Быстро минуем этот этап и двигаемся к «жаркой» теме
  • Используем методы тренинга фасилитацию и модерацию, чтобы давать новый материал на опыте участников. Это ускорит включение в работу, и поднимет актуальность темы
  • Даем простое упражнение на отработку навыка в 1 модуле

Кроме этого, тренер должен владеть приемами сегментации тренинга, но об этом я расскажу в следующий раз.

4. 2 модуль – что давать здесь?

Ведь он с одной стороны как заключительный модуль? А с другой стороны – как продолжение? Тут дело в том, что участники еще не успели устать. Во 2 модуле в масштабе «карликового тренинга» можно давать много практических упражнений на отработку. Можно дать 1-2 упражнение в парах, а потом ролевую игру или кейс. Хорошо если вы в 1 модуле будете снимать ролевые игры на видео, т.к. во 2 модуле можете спокойно анализировать всех участников. Заканчиваем 2 модуль подведением итогов и выведением «сухого остатка». Главная опасность – как распределить время? Главное – дать большую игру и сложное упражнение на 2 модуле минут на 30-40 ( вместе с анализом), и успеть его завершить. Иначе будет, как я уже говорила «обрыв связи». В тренинге очень важно правило «эффект края».

  • Начало должно быть четкое, вменяемое, мотивирующее к действиям.
  • Окончание тренинга должно богатым на открытия и практические выводы, эмоциональным и позитивным.

Пример 1 модуля тренинга «Эффективный секретарь (оператор, личный помощник)»

  1. 0:05 Приветствие, обозначение цели занятия
  2. 0:15 Модерация: «Что ждет клиент от телефонного разговора?»Включение участников в активную работу. Материал модерации будет мостиком для нового материала. Доносим мысль, что секретарь (оператор т.п.) – это ответственное лицо на передовой телефонной линии бизнеса.
  3. 0:15 Мини- лекция: «Особенности телефонного общения: плюсы и минусы»Тезисно: Клиенториентированность в компании – наше правило! Доносим ценности компании. «Прокачиваем» клиенториентированность.
  4. 0:20 Упражнение на отработку приветствия по телефону«Как сказать «добрый день, чтобы тебя захотели слушать дальше?» Вербальные – невербальные составляющие телефонного разговора. Хорошо если участники зафиксируют выводы письменно в тетрадях
  5. 0:25 Упражнение: «На ошибках учатся»Прослушивание записи телефонных разговоров (можно собственных, можно найти в интернете). Это упражнение можно делать индивидуально – включаете несколько записей подряд, участникам отводится 2-3 минуты, чтобы записать ошибки после каждого прослушивания. Эффект – со стороны увидеть, как происходит общение, где Клиенториентированность присутствует и через что в поведение проявляется0:10 Заключение. Резюме
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector